音像檔案是指由從事各種活動(dòng)的國家機關(guān)、社會(huì )團體和個(gè)人組成的對國家和社會(huì )有價(jià)值的照片、底片、影片、記錄、錄音帶和其他不同資料。它們主要以圖像和聲音為基礎，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲音和圖像文件是單元文件的重要組成部分。

　　隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和辦公條件的改善，在辦公工作和各種活動(dòng)中形成了大量的音頻和視頻文件。為了更好地維護和運用這些生動(dòng)形象的特殊載體文件，我們停止對房山區161個(gè)備案單位的聲象文件管理進(jìn)行調查。調查發(fā)現，音像檔案普遍存在歸檔不全、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，直接影響到音像檔案的保存和使用。音像檔案管理滯后于檔案的整體發(fā)展，已經(jīng)達到了掌握的水平。因此，迫切需要采取有效措施，加強對音像檔案的管理。

　　一、音像檔案管理問(wèn)題

　　(一)攝制組中存在著(zhù)兩種誤解和“一強一弱”的現狀

　　攝影師直接在各自的單位從事音頻和視頻文件的制作，并決定音頻和視頻文件的數量和質(zhì)量。調查揭示了攝制組中“一個(gè)強，一個(gè)弱”的情況。在調查組的443名攝像人員中，156名為全職人員，287名為兼職人員。平均年齡為35歲，其中72%的人受過(guò)大學(xué)或以上教育。一個(gè)強大的團隊，一個(gè)中年，一個(gè)高水平的教育——這是強大的一面;在參與調查的443人中，有381人(86%)工作了1到5年，只有14%的人工作超過(guò)5年。共有68人接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓，僅占16%。其中短訓(錄像專(zhuān)業(yè))1 - 3個(gè)月66人，大專(zhuān)畢業(yè)2人，84%屬于“自己”?！叭酢钡囊幻媸侨狈?zhuān)業(yè)經(jīng)驗和普遍較低的專(zhuān)業(yè)知識和技能。

　　調查還發(fā)現，攝像人員之間存在兩種誤解。一是當地人不知道什么是聲像檔案。他們繼續錯誤地認為，只有來(lái)自更高當局的通訊和紅頂文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動(dòng)中所作的照片、錄音和錄象帶被認為已經(jīng)完成任務(wù)，沒(méi)有必要歸檔和保存。二是有些人誤以為照片是誰(shuí)拍的就屬于誰(shuí)，把報紙、廣播用完就連完，如何處置這些音頻和視頻文件都屬于個(gè)人行為。因為這些同志缺乏整體概念,檔案了解不強,只想到個(gè)人或部門(mén)工作方便,導致部分聲音和圖像檔案保留在個(gè)人或部門(mén)很長(cháng)一段時(shí)間,不移交檔案館室或檔案檔案統一保存。特別是隨著(zhù)人員變動(dòng)和機構調整，形成的聲音圖像文件失控或丟失，導致單位文件不完整和完整，嚴重影響了聲音圖像文件的持久維護和開(kāi)發(fā)應用。

　　事實(shí)證明，攝像人員“弱”的一面影響了“強”的一面發(fā)揮作用。也就是說(shuō)，聲音的制作和文件的一遍日期的構成和存檔是不好接近的，要靠檔案人員來(lái)督促或存檔來(lái)收集，只能“遲做總比不做好”。