在有日子、文件的收集、判定、保管、統一修正、運用工作中的一些經(jīng)驗和方法是固定的，成為文件工作的基準，現在的文件處理多依賴(lài)于經(jīng)驗。 隨著(zhù)辦公室自動(dòng)化、信息高速公路網(wǎng)絡(luò )化、智能化方向的發(fā)展，會(huì )訂機技能將規模擴大應用于檔案工作，使電子文獻的發(fā)作、構成、檔案化及其傳輸、保存等處理方法與傳統紙質(zhì)文件不同，檔案工作技能、處理方法的改變將沖擊到檔案化處理部分的傳統處理方法。 未來(lái)的文件工作是基于混合介質(zhì)創(chuàng )建的，它是電子檔案和紙質(zhì)文件的組合。 以下，從電子文獻的特色來(lái)比較紙質(zhì)文件與電子文獻處理中存在的差異，探討現代技能下文件的處理方法。

　　電子檔案的定義和特性

　　電子檔案從電子文件轉換。 關(guān)于每一種電子文獻，現在我國的定義是被公司糾正機系統識別、被處理、存儲在錄音帶、磁盤(pán)或光盤(pán)之類(lèi)的介質(zhì)中且可在網(wǎng)絡(luò )中傳送的數字編碼序列。

　　電子文獻的歸宿是電子文獻，但并不是所有的電子文獻都成為電子文獻，取舍選擇的基準是判斷那個(gè)文件看保存價(jià)值有木有。 因此，電子檔案是有保存價(jià)值的檔案化電子檔案。

　　數字檔案館和紙文件是同一個(gè)實(shí)質(zhì)，都存在文件的一種方法，是信息和載體的統一，具有物理的實(shí)態(tài)特征，電子文件和紙是構成者的實(shí)際活動(dòng)的記錄，有參考運用價(jià)值，有檔案化的準備。 但是，電子檔案在記載方法上有很多與其他運營(yíng)商文件不同的特性

　　1 .依賴(lài)性和不可辨認性。 電子檔案必須依賴(lài)于會(huì )訂機的軟件、硬件、數據庫和網(wǎng)絡(luò )系統，載體質(zhì)量與傳統文件完全不同。 紙質(zhì)文件選擇全部可讀入人造的的記載符號，人直接可讀入的磁性媒體和使用光學(xué)媒體的電子檔案選擇數字編碼，用會(huì )簽機進(jìn)行解密查詢(xún)密碼，就能轉換成成人可讀記錄。

　　2 .信息存儲的高密度。 無(wú)論是磁盤(pán)、錄音帶還是光盤(pán)，其存儲量比以往的各種信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)大，被稱(chēng)為“大容量存儲”，這種信息存儲的高密度性減少了檔案化的存儲空間，容易注冊。